Haluatko järjestää tapahtuman jollain meidän hallinnoimalla alueella? Olemme koonneet muistilistan huomioon otettavista asioista tapahtumanjärjestäjän avuksi. Lista on suuntaa antava, tarvittavat järjestelyt riippuvat tapahtumapaikasta ja toteutettavasta tapahtumasta.
Ennen tapahtumaa
Varaa tapahtumapaikka:
Paikkavarausta varten tarvitsemme tiedot tapahtuman ajankohdasta, aukioloajoista, alueen koosta sekä aluesuunnitelman.
Aluesuunnitelmassa huomioitavat asiat:
toimintojen sijoittelut (rakenteet, teltat, lava, jne.),
sähköjen riittävyys ja kaapelisuojat, esteettömyys, pelastustiet ja jätehuolto (tarvittaessa, sisältää jätelavan tilauksen, vastaanoton ja pois haun).
Tutustu tapahtumapaikan sääntöihin ja ehtoihin sekä keskustan alueen tapahtumaohjeeseen.
Selvitä mitä lupia tarvitset tapahtumaasi varten.
Me autamme tässä tarvittaessa.
Tapahtuman markkinointi:
Suunnittele oma tapahtumamarkkinointi. Tapahtumasta kannattaa ilmoittaa mm. kymenlaaksonyt.fi -sivuilla ja Menoinfossa.
Sovi markkinoinnista myös Kouvolan Ydinkeskusta ry:n kanssa ja toimita markkinointimateriaalit manski@kouvolanydinkeskusta.fi
Tapahtumasta tiedottaminen:
Selvitä, kenelle kaikille tapahtumasta täytyy tiedottaa.
Kouvolan Ydinkeskusta ry auttaa tiedottamisessa sovitusti seuraaville tahoille: alueen yritykset ja kiinteistöt, kuljetusfirmat, Kouvolan kaupunki, alueen viranomaiset
Muuta:
Ohjeista tapahtuman henkilökunta, toimijat ja myyjät tapahtumaohjeiden mukaisesti.
Määritä tapahtuman vastuuhenkilöt ja listaa yhteystiedot, sekä toimita ne Kouvolan Ydinkeskusta ry:lle.
Turvallisuus:
Selvitä, tarvitsetko tapahtumaasi järjestyksenvalvontaa, ensiapuhenkilökuntaa ja/tai yövartiointia.
Tilaa tarvittavat palvelut.
Varmista että sinulla on vakuutus tapahtumaasi varten.
Linkit ja vinkit
Kouvolan Ydinkeskusta ry hallinnoi neljää aluetta, joissa voi järjestää tapahtumia. Tutustu tapahtumapaikkoihin täällä.
Tapahtumajärjestäjän muistilista DOC / PDF
Ohjeesta löydät tietoja mm. myyntipaikoista, paikkamaksuista, rajoituksista ja vaatimuksista.
Tapahtumajärjestäjän e-työkalupakki
(Kouvolan kaupungin sivut)